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社用車の定義とは?安心・安全に活用する方法と使用の注意点

 

「社用車」と「社有車」という言葉があります。

このふたつは同じようでいて、実は定義が異なります。

 

「社用車」は会社で使っている車、「社有車」は会社が所有している車のことです。

 

社用車は、手に入れたらおしまいではありません。

企業側には、さまざまな管理義務が発生します。

 

今回は、社用車の定義と社有車との違い・社用車を入手する方法・入手後の注意点などをご紹介します。

 

「社用車と社有車の違いは何?」

「社用車を使うときに注意すべきことはある?」

 

といった疑問のある方は、ぜひご一読ください。

 

1. 社用車の定義と社有車との違い

 

「社用車」と「社有車」という言葉があります。

このふたつは混同して使われることもありますが、厳密には少し異なるものです。

 

社有車とは、会社が所有している車のことをいいます。

車検証の「所有者の氏名又は名称」欄に、ご自身の会社名が入っていれば社有車ということです。

 

一方社用車はレンタカーやリースの可能性もあり、必ずしも社有車とは限りません。

 

レンタカーであれば、ナンバーが「わ」「れ」が使われており、すぐに見分けがつきます。

リースの場合は、車検証の「所有者の氏名又は名称」欄に、リース会社の名前が入っているはずです。

 

つまり社有車は社用車とイコールではなく、社用車の所有方法のひとつということ。

社用車は、会社で使用される役員車や営業車・運搬車などの総称となります。

 

2. 社用車の入手方法

 

社用車には、リースや購入などさまざまな入手方法があります。

それぞれメリット・デメリットがあるため、会社の経営状態や車両の用途などを考慮して選びましょう。

 

2-1. 購入する

 

ひとつ目の方法は、社用車を購入する方法です。

購入方法は一括もしくはローンで購入する方法があります。

 

ローンの場合は利息が発生するため、最終的な支払額を抑えたい場合は一括払いがよいでしょう。

しかし一気に大きな額を減らすよりも、資金計画を立てやすいローンの方がよい場合もあります。

 

購入した場合は、減価償却期間も気になるところです。

 

新車もしくは中古車のどちらを購入するかによって、減価償却の耐用年数は変わります。

 

新車で普通自動車を購入した場合の耐用年数は6年。

しかし中古車の場合は、新車よりも耐用年数が短くなり、その分短期間で減価償却が可能になります。

 

節税対策をしたい場合は、中古車の方がおすすめです。

 

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2-2. リース契約をする

 

社用車の入手方法は、もうひとつリース契約が考えられます。

リース契約とは、毎月一定額をリース会社へ支払うことで、車の使用権を得ることです。

 

リースであれば、最初にまとまった額を用意する必要がなく、保険や税金などの費用も含まれているため、経費の処理が非常に簡単になります。

減価償却の計算も不要です。

 

またリースのプランによっては、車検・点検といったメンテナンス費用まで含まれているものもあります。

リース会社から車検などの連絡が来るため、管理自体も非常に楽です。

 

ただし中には、走行距離制限のあるプランも存在します。

もしも制限を超えてしまった場合は、追加料金を請求されるため、注意が必要です。

 

また通常5年程度の契約期間が設定されており、期間内の解約をすると違約金の支払いが発生します。

リース車両を導入する場合は、あらかじめ計画を立てて契約しましょう。

 

3. 社用車を使用する際のルールや注意点

社用車を用意できたとしても、使用する際にはさまざまな注意点があります。

万が一のトラブルで慌てないよう、事前にチェックしておきましょう。

 

3-1. 安全運転管理者の設置

 

社用車を一定数以上持っている企業は、「安全運転管理者」の設置が義務付けられています。

 

<安全運転管理者の選任が必要な事業所>

・乗車定員が11名以上の車両を1台以上保持

・車両を5台以上保持

 

上記どちらか一方でも満たす場合は、安全運転管理者を設置しなければなりません。

(自動車運転代行業者は、台数関係なく事業所ごとに設置が必要です。)

 

安全運転管理者を設置後は、最寄りの警察署へ必要書類の提出が必要です。

 

安全運転管理者は以下のような業務を行います。

 

・運転者の状況把握

・安全運転確保のための運行計画作成

・運転者の安全運転指導 など

 

さらにこの業務に、2022年4月から「運転者の酒気帯びの有無の確認」が追加されました。

 

3-2. アルコールチェックの義務化

 

2022年4月から、以下のどちらか一つでも条件を満たす企業において、アルコールチェックが義務化されました。

 

<アルコールチェック対象企業>

・乗車定員が11名以上の白ナンバー車両を1台以上保持

・白ナンバー車両を5台以上保持

 

アルコールチェックの記録を残すことや、2022年10月からは、アルコール検知器の使用が必須となるなど、これまで以上に厳しい管理が求められます。

 

それに加え、万が一検知器に反応があった場合の対応策も検討しておく必要があります。

検知された従業員への指導方法や罰則、社内規定の確認など早めに行いましょう。

 

3-3. 私用での運転の可否

 

社用車を所有する場合は、私的利用の可否を就業規則で定めましょう。

 

社用車は私的利用してはいけないと法的に定められているわけではありません。

営業で外回り後に直帰して、次の日営業車で出勤という可能性も十分考えられるでしょう。

 

しかし、万が一私用で使っているときに事故が起きてしまった場合は、事故対応や責任の有無・賠償金の支払いなどさまざまな問題が発生します。

 

そのため「社用車の私的利用は認めない」と規定しておく方が無難です。

 

より厳しく管理している企業では、ドライブレコーダーの設置やGPSによる位置情報の把握などを行っています。

 

4. 安心・安全に社用車を使う方法

このように社用車を保有することで、費用面だけでなく安全運転管理者の設置や飲酒のチェックなど、会社としては多くの負担がかかるようになります。

しかし、営業や役員の移動に社用車は非常に便利です。

 

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5. まとめ

 

社用車とは、役員車・営業車・運搬車などの会社で使用される車の総称です。

社用車の中には、自社保有である「社有車」、レンタル会社から借りる「レンタカー」リース会社保有の「リース車」があります。

 

社用車を入手するためには、購入・もしくはリース契約をすることになります。

それぞれメリット・デメリットがあるため企業にとって一番よい方法を見つけてください。

 

社用車を所有すると、会社にはさまざまな管理義務が発生します。

 

事故を起こさず、安全に運行するためにも社用車の管理はしっかりと行いましょう。