役員運転手や秘書が普段どういった仕事をしているのかご存じですか？

 

あまり表に出ることはないものの、役員にとってはなくてはならない重要な業務を担っているのが、役員運転手と秘書です。

 

仕事ができる方は役員に指示されなくても先を見越してスムーズに業務が進むよう動いています。

 

今回は役員の補佐役である「役員運転手」と「秘書」に注目しました。

 

それぞれの仕事内容や共通するスキル、適性などをご紹介します。

またスキルの身についた役員運転手を雇用する方法もご紹介しますのでぜひ参考にしてください。

 

１、秘書の仕事とは？

 

 

秘書は会社の社長や役員を補佐しています。

 

秘書が支える役員は多忙な方ばかり。

会社を背負っている役員の補佐役である秘書の業務も、決して簡単なものではありません。

 

書類作成をすることもあるためパソコンスキルは必須条件です。

また職場によっては語学力が必要なこともあります。

通訳として役員に帯同することもあるでしょう。

 

ここからは秘書の詳しい仕事内容を確認してみましょう。

 

1-1.　 役員のスケジュール管理

 

多忙な役員のスケジュール管理は秘書の仕事です。

 

入ってくるアポイントに対応し、取引先へ行く手配も整えます。

移動や会議にかかる時間などを的確に判断し次の予定を入れなければならないため、非常に神経を使う業務です。

 

1-2.　 出張の手配

 

役員が出張する場合、新幹線や飛行機、宿泊先の手配などを行います。

 

出張先で役員がその都度困らないように日程表の作成をします。

 

場合によっては帯同したり、お土産の手配をすることもあるでしょう。

 

1-3.　 来客対応

 

来客対応も秘書の重要な業務のひとつです。

 

事前にアポイントメントがあれば、スケジュールと照らし合わせ日程調整をします。

 

来客時には、マナーをわきまえつつ案内することも秘書の役割です。

約束がなく来社された場合には、必要に応じてお引き取り願うのも秘書の仕事です。

 

1-4.　 電話・メール・郵便物の対応や管理

 

役員あてに来た電話は、必要なもののみ取り次ぎます。

 

会議中などで対応できない場合は、折り返し連絡できるようにしなければなりません。

 

届いたメールや郵便物もすべて役員へ届けるのではなく、必要なものとそうでないものを仕分けします。

 

1-5.　 資料・お礼状等の文書作成

 

役員へ届いたお中元やお歳暮の管理とお礼状作成、年賀状の手配、会議や商談用の資料作成など、文書作成も行います。

 

先方にとって気分のいい文章、見やすい資料など、相手のことを考えた文書作成能力が求められます。

取引先も関わってくる業務なので、失敗は許されません。

 

1-6.　 雑務

 

これらの仕事をこなしながら、他にも以下のようにさまざまな雑事をこなします。

 

・役員の昼食の手配

・書類のファイリング

・役員のもとで働く社員に対するフォロー　など

 

日々こまごまとしたタスクがあり、責任の重い仕事です。

 

２、役員運転手の仕事とは？

 

 

では役員運転手の仕事内容はどういったものがあるでしょうか。

 

役員運転手は運転だけが仕事ではありません。

役員の命を守り、スケジュールを滞りなく進めるために、さまざまな仕事をこなしています。

 

2-1.　 運転業務

 

役員運転手にとってのメインの業務は当然「運転業務」です。

 

運転業務といっても、ただ単に目的地へ役員を送り届けるだけではありません。

 

役員は後部座席で、仕事をしたり仮眠をとったりさまざまな方がいらっしゃいます。

その邪魔をしないために運転には細心の注意を払います。

 

さらに空調に気を配ったり、体調が悪くないか気を使う必要もあるため、運転だけでなく後部座席にも目を行き届かせなければなりません。

 

2-2.　 車両管理

 

「車両管理」も役員運転手の重要な業務です。

 

社用車が汚れていては取引先に行ったときに、役員が恥ずかしい思いをするかもしれません。

そのため車内もあわせて常にきれいな状態を保つようにしておきます。

 

また日々の点検作業や指示があれば車検の手配なども行います。

役員のスケジュールに支障が出ないように、行わなければなりません。

 

2-3.　 ルート選定

 

それまでに行ったことのない場所は、事前にどのルートを通っていくか把握しておきます。

 

通る予定の時間の道路状況(渋滞・工事等)や、万が一の場合の別ルートを探しておくのも重要です。

 

普段から頻繁に行く場所でも、その場の状況で臨機応変に対応できるようにしておきます。

 

2-4.　 雑務

 

場合によっては役員から、クリーニングの引き取りやちょっとした買い物などを頼まれることもあります。

 

また遠方の出張に同行した場合は、お土産の購入や食事の手配を頼まれる可能性もあるでしょう。

 

待機中には電話応対をすることもあるでしょう。

 

３、役員運転手と秘書に共通するスキル

 

 

役員運転手に必要な資格は、「普通自動車第一種運転免許」のみです。

 

秘書に必須の資格はありませんが、秘書検定のように業務に役立つ資格もあります。

 

しかし資格以上に役員運転手や秘書に求められるものは「高度なスキル」です。

それぞれに共通したスキルを確認してみましょう。

 

3-1.　 ビジネスマナー

 

どちらにも必須なスキルとしてまず挙げられるのは、「ビジネスマナー」です。

 

秘書や役員運転手は、企業の中でも高い役職のある方にお会いする機会が多いものです。

挨拶の仕方や言葉遣い、立ち居振る舞いなど、役員だけでなく取引先の方に対しても常に丁寧でスマートな対応ができなければいけません。

 

3-2.　 細やかな気配り

 

担当する役員が何も言わなくても、今までの経験から役員が今どうしたいのか、何が必要かといったことを判断し細やかな気配りができるのがプロです。

 

雨が降っていたら傘を用意する、次の会議で必要そうな書類をあらかじめ用意しておく、体調が悪そうなら空調を調整したり薬を用意するといったことが考えられます。

 

3-3.　 守秘義務の徹底

 

仕事柄社内の重要な情報や役員のプライベートなことなど、口外してはいけないことを耳にする機会が多いのも、役員運転手や秘書の特徴です。

 

しかし「守秘義務の徹底」は、役員運転手や秘書にとっては当然の義務です。

 

たいしたことはないと思って誰かに話した内容が、他の人に知れ渡って役員が不快な思いをし、不利益を被ることもあるかもしれません。

当然築いてきた信頼も崩れてしまうでしょう。

 

どのようなことを耳にしたとしても、社外・社内問わず誰かに話すのは厳禁です。

 

3-4.　 コミュニケーション能力

 

取引先に行く役員に同行する場合など、他社の方とお会いする機会もあります。

 

その際はビジネスマナーはもちろん、コミュニケーション能力も求められます。

 

ぺらぺらと必要以上のことを話す必要はありませんが、笑顔で相手を不快にさせない対応力は必要です。

 

3-5.　 フットワークの軽さ

 

急な来客や出張など、役員のスケジュールは変更することもしばしば。

 

どんな時でも瞬時に判断し、対応できるフットワークの軽さも求められます。

 

柔軟な対応ができることで役員の業務がスムーズに進むはずです。

 

 

このように役員運転手と秘書に必要とされるスキルは、重複しているものが数多くあります。

できる役員運転手・秘書というのは、指示されなくても役員の先の行動を予測して自ら動けるものです。

 

しかしこれらのスキルが身についているからといって、秘書や役員運転手に向いているとは言いきれません。

つぎはそれぞれの適性を確認してみましょう。

 

４、役員運転手や秘書の適性

 

必要なスキルからも分かるように、役員運転手や秘書の業務は常に役員第一。

自分の都合で動くことはありえません。

 

そのため誰かの役に立ちたい、誰かに喜んでもらいたいと考える人がこの仕事に向いていると言えます。

 

また常に補佐役として現状を分析し、何が必要かを瞬時に判断できる人も向いています。

 

この仕事では自分が表に出ることはほぼありません。

基本おしゃべり好きな人はあまり向いておらず、むしろじっくりと話を聞けるタイプの人の方が向いていると言えるでしょう。

 

しかし最初からこういったスキルを身につけた人材を雇用するのは、難しいものです。

 

とくに役員運転手は入社後も単独の業務が多いため、社内教育もままなりません。

そのような時には、派遣の役員運転手を検討してみてはいかがですか？

 

５、「セントラルサービス」の役員運転手

 

「セントラルサービス」は東京を中心とした役員運転手の派遣・請負会社です。

 

運転だけでなくビジネスマナーやルート選定など、ありとあらゆる研修を行い、役員運転手に必須のスキルを身につけたドライバーを派遣・請負いたします。

 

派遣の方法は月極契約やその日だけのスポット契約などお客様のご都合に合わせてお選びいただけます。

 

英会話のように特別なスキルが必要な場合など、有能な役員運転手をお求めの企業のご担当様はぜひご検討ください。

 

セントラルサービス

TEL：03-6380-9151

メールでのお問い合わせはこちらまで

 

６、まとめ

 

役員運転手や秘書の仕事は決して表立ったものではありません。

常に陰から役員を支える補佐役です。

 

しかしその補佐があってこそ、役員はスムーズに仕事をこなすことができ、さらにはそれが会社の発展へとつながっていくのです。

 

大変な仕事ですが、役員が行っているプロジェクトが成功したり、役員からお褒めの言葉をいただいた時などは、最高にやりがいを感じられます。

 

どちらの業務も目立たないながらも非常に重要な仕事と言えます。

秘書や役員運転手の仕事に興味のある方は、スキルを身につけてプロの補佐役を目指してみてはいかがですか？